تُعد إدارة دورة حياة العقد من أكثر العمليات التي تؤثر بشكل مباشر على كفاءة المشتريات داخل أي جهة، بدءاً من مرحلة الصياغة وحتى التجديد أو الإنهاء. ومع ذلك، لا تزال العديد من الجهات تعتمد على عمليات يدوية متناثرة تؤدي إلى تأخير الموافقات وضعف الرقابة على الالتزامات التعاقدية.
فيما يلي خمس خطوات أساسية لبناء دورة حياة عقد أكثر فعالية:
**١. توحيد نقطة البداية**
ابدأوا بنماذج عقود موحدة ومعتمدة مسبقاً من الجهات القانونية والمالية، بدلاً من صياغة كل عقد من الصفر. هذا يقلل من زمن المراجعة بشكل ملحوظ.
**٢. تحديد مسار موافقات واضح**
حددوا من يوافق على ماذا، وفي أي مرحلة، وبأي حد مالي. غياب هذا الوضوح هو السبب الأكثر شيوعاً لتعثر العقود في مرحلة المراجعة.
**٣. مركزية تخزين العقود**
يجب أن تكون جميع العقود، بمرفقاتها وتعديلاتها، في مكان واحد يسهل الرجوع إليه، بدلاً من توزعها بين البريد الإلكتروني والمجلدات المحلية.
**٤. تتبع تواريخ التجديد والانتهاء بشكل استباقي**
كثير من الالتزامات التعاقدية تُفقد ببساطة لأن أحداً لم يتذكر موعد التجديد. تنبيهات استباقية قبل ٩٠ و٣٠ يوماً من الانتهاء تحل هذه المشكلة بشكل جذري.
**٥. قياس الأداء بعد التوقيع**
لا تنتهي إدارة العقد بالتوقيع. تتبعوا مؤشرات الأداء الفعلية للمورد مقابل ما تم الاتفاق عليه، فهذا ما يحدد قراركم بالتجديد من عدمه.
في صرح المشتريات، نساعد الجهات على بناء هذه المنظومة بشكل متكامل، بما يتوافق مع متطلبات الحوكمة ورؤية السعودية 2030.
**الوسوم المقترحة:** إدارة العقود، المشتريات، الحوكمة